거래명세서는 물건이나 용역을 넘길 때 무엇을 얼마나 줬는지 확인하는 문서입니다. 세금계산서와 달리 법으로 정해진 서식이 없습니다.
아래 작성기에 품목과 금액을 넣으면 공급가액·부가세·합계는 물론 미수잔액까지 자동으로 계산됩니다.
목차
거래명세서·세금계산서·견적서·영수증, 무엇이 다른가
검색창에 가장 많이 붙는 말이 ‘차이’입니다. 네 문서는 거래의 어느 단계에 나오는지가 다릅니다.
| 문서 | 언제 | 무엇을 위해 | 법정 서식 |
|---|---|---|---|
| 견적서 | 거래 전 | 얼마에 할 수 있는지 제시 | 없음 |
| 거래명세서 | 물건을 넘길 때 | 무엇을 얼마나 줬는지 확인 | 없음 |
| 세금계산서 | 공급시기 (월합계는 다음 달 10일까지) |
세금 신고의 근거 | 있음 |
| 영수증 | 공급시기 | 세금계산서를 대신하는 세법상 증빙 | 있음 |
여기서 영수증은 성격이 다릅니다. 일상에서 말하는 영수증과 달리, 부가가치세법 제36조의 영수증은 세금계산서를 발급하는 대신 공급시기에 발급하는 증빙이고 기재사항도 대통령령에 정해져 있습니다. 나머지 셋과 나란히 놓기 어려운 문서입니다.
견적서·거래명세서와 세금계산서를 가르는 핵심은 법이 기재사항을 정하느냐입니다. 부가가치세법 제32조 제1항 제1호부터 제4호까지가 필요적 기재사항이고, 이게 빠지거나 사실과 다르면 매입세액을 공제받지 못합니다.
거래명세서는 그런 제약이 없습니다. 대신 실제로 물건을 받았다는 확인이 목적이라 인수자 서명란이 들어갑니다.
발급 시점도 짚어둘 만합니다. 세금계산서는 원칙적으로 공급시기에 발급하지만(부가가치세법 제34조 제1항), 월합계로 묶어 다음 달 10일까지 발급할 수도 있습니다(같은 조 제3항). 한 달치 거래를 모아 한 장으로 발행하는 경우가 여기에 해당하고, 거래명세서에 날짜별로 적어 두면 그 근거가 됩니다. 위 작성기의 품목 표에 일자 열이 있는 이유입니다.
거래명세표와 거래명세서는 다른 건가요?
법령에 두 용어의 정의가 따로 있지는 않습니다. 실무에서는 같은 문서를 가리키는 다른 이름으로 씁니다. 명세표·명세서·거래내역서 모두 같은 것을 가리킵니다. 양식을 받을 때 이름이 다르다고 걱정할 필요가 없습니다.
거래명세서에 들어가야 하는 것
법정 항목은 없지만, 빠지면 나중에 다투게 되는 것들이 있습니다.
| 항목 | 빠지면 생기는 일 |
|---|---|
| 거래일자 | 언제 넘긴 물건인지 특정이 안 됨 |
| 품명·규격·수량 | “이 사양인 줄 알았다”는 분쟁 |
| 공급가액과 부가세 구분 | 세금계산서 발행 때 금액이 어긋남 |
| 인수자 서명 | 받은 적 없다는 주장에 대응할 수 없음 |
| 미수잔액 | 얼마 남았는지 매번 다시 계산해야 함 |
미수금 — 거래명세서를 쓰는 진짜 이유
견적서와 결정적으로 다른 부분입니다. 계속 거래하는 사이라면 돈이 얼마 남았는지를 이 문서로 관리합니다.
| 항목 | 뜻 |
|---|---|
| 전잔금(이월) | 지난번까지 남아 있던 금액 |
| 당일 거래금액 | 이번에 넘긴 물건의 합계 |
| 입금액 | 이번에 받은 돈 |
| 미수잔액 | 전잔금 + 당일 거래금액 − 입금액 |
이 네 줄이 있으면 거래명세서 한 장이 곧 외상 장부가 됩니다. 위 작성기가 자동으로 계산해 줍니다.
부가세는 별도인가 포함인가
거래명세서에 적은 금액과 나중에 발행할 세금계산서 금액이 어긋나면 곤란해집니다. 공급가액과 세액을 갈라 적어 두면 그대로 옮길 수 있습니다. 위 작성기는 별도·포함·면세 세 가지로 계산합니다.
별도와 포함의 차이가 얼마인지는 견적서 글에서 표로 정리해 두었습니다.
몇 년 보관해야 하나 — 5년이 답이 아닐 수 있습니다
거래명세서에는 법정 서식이 없지만 보관 의무는 있습니다. 그런데 근거 법이 둘이고 기간이 다릅니다.
| 근거 | 기간 | 대상 |
|---|---|---|
| 국세기본법 제85조의3 제2항 | 5년 (역외거래 7년) | 장부 및 증거서류 |
| 상법 제33조 제1항 | 10년 | 상업장부와 영업에 관한 중요서류 |
| 상법 제33조 제1항 단서 | 5년 | 전표 또는 이와 유사한 서류 |
세법 쪽 기산점부터 짚어야 합니다. 거래일이 아니라 신고기한이 지난 날부터 5년이라 실제 보관 기간은 5년보다 길어집니다.
장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래의 경우 7년간) 보존하여야 한다.
문제는 상법입니다. 상인은 10년이 원칙이고 전표 또는 이와 유사한 서류만 5년입니다. 거래명세서를 ‘영업에 관한 중요서류’로 볼지 ‘전표 유사 서류’로 볼지에 따라 갈립니다.
실무에서는 긴 쪽을 따르는 편이 안전합니다. 보관 비용보다 없을 때의 위험이 큽니다.
파일로 보관해도 되나요?
됩니다. 다만 조건이 붙습니다. 국세기본법 제85조의3 제3항이 “대통령령으로 정하는 기준에 따라” 보존하도록 하고 있고, 시행령 제65조의7 제1항이 그 기준을 정합니다. 요지는 내용을 쉽게 확인할 수 있고, 복제가 가능하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색·이용이 가능한 형태여야 한다는 것입니다.
또 전자화문서로 바꿔 보관할 수 없는 문서도 따로 있습니다(같은 조 제4항 단서, 시행령 제65조의7 제3항). 다른 법령상 원본을 보존해야 하는 문서, 등기·등록이 필요한 자산의 계약서 등이 여기에 해당합니다.
정리하면 “엑셀 파일로 갖고 있으면 끝”이 아니라 검색·확인이 되는 형태로 갖춰야 합니다.
자주 묻는 질문
거래명세서만 주고 세금계산서는 안 줘도 되나요?
다릅니다. 거래명세서는 물건을 넘겼다는 확인이고 세금계산서는 세금 신고의 근거입니다. 세금계산서 발급 의무가 있는 거래라면 거래명세서와 별개로 발급해야 합니다.
양식 파일은 어디서 받나요?
엑셀이나 한글 파일을 따로 받지 않아도 위 작성기에서 바로 인쇄하거나 PDF로 저장할 수 있습니다. 계산이 자동이라 파일을 받아 손으로 고치는 것보다 빠릅니다.
인수자 서명은 꼭 받아야 하나요?
법으로 정해진 것은 없지만 이 문서의 목적 자체가 인수 확인입니다. “받은 적 없다”는 말이 나왔을 때 근거가 됩니다.
몇 부를 만드나요?
보통 2부를 만들어 공급자와 공급받는 자가 각각 보관합니다. 위 작성기에서 공급자용·공급받는자용을 골라 두 번 인쇄하면 됩니다.
손으로 써도 되나요?
됩니다. 법정 서식이 없으니 형식은 자유입니다. 다만 금액 계산과 미수잔액은 손으로 하면 틀리기 쉽습니다.
영어로는 뭐라고 하나요?
보통 transaction statement 또는 statement of account로 씁니다. 거래처가 해외라면 품목·수량·단가 구성은 그대로 두고 통화 표기만 맞추면 됩니다.
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참고 자료
- 국가법령정보센터 — 국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치와 보존)·같은 법 시행령 제65조의7, 상법 제33조(상업장부등의 보존), 부가가치세법 제30조(세율)·제32조(세금계산서 등)·제36조(영수증 등)